はじめまして。
私は高卒・カネなし・コネなし・経験なしで行政書士として開業したおしかせといいます。
さて、ヒアリングシートについてみなさんどのような印象をお持ちですか？
これから開業される方にとってはまだぼんやりとしたイメージしかないかもしれませんね。
今まさに鋭意製作中な開業間もない方もおられるかもしれません。
今回は、そんなヒアリングシートについて掘り下げたいと思います。
最後に例として簡単なものですが私が作ったヒアリングシートも紹介しますので、
ぜひ最後までお付き合いくださいませ。
ヒアリングシートとは
ヒアリングシートとは、お客様に聞いておかなければならないこと、お聞きしたいことをまとめた【質問し忘れチェックリスト】です。
許認可だと
実務経験年数、人数要件、資金要件、欠格要件などなど・・・
これらを満たしていないと許可は出ないので受任前に絶対に確認しておかなければいけません。
新規開業の場合はお店や事業のオープン日を聞いておかないと、標準処理期間の問題があります。
民事、特に相続や遺言の場合も同じです。
どんな資産がどのくらいあるかで他士業への連携の有無が変わります。
あの金融機関なら指定の委任状じゃないとだめだから・・など準備も変わってきますよね。
相続は内容が多岐にわたるうえに業際の問題もあり、特に慎重にお聞きしなければなりません。
ヒアリングシートってどうやって作る？
業務未経験で開業する際、このヒアリングシートにはとても悩まされました。
だって聞き逃したら要件満たさず許可取れないかも、と思うだけで胃が痛くなる。。。
そんな小心者の私が、どうやってヒアリングシートを用意したかというと実務本に記載されていたものをそのまま拝借しました。
・・・そして思いっきり失敗して凹みました。
恐らくちょっと古かったのかなぁ。
なんとかリカバリーできたので事なきを得たのですが、事前の調査が足りなかったことはとても反省しています。
とはいえ、実務本のヒアリングシートはひな形というか原型としては大変参考になりました。
他にもヒアリングシートの原型はいろんな方法で手に入れることができます。
ヒアリングシート作成方法その① 購入する
最も簡単なのは購入してしまうこと、です。
俗にいうローカル・ルールとか、最新の運用が反映されているかとか、気を付けなければならないことはあるので過信は禁物。
私の二の舞にならぬよう、ぜひ根拠法令と手引きを読み込んでヒアリングシートを編集していきましょう。
ヒアリングシート作成方法その② ネットから拾ってくる
これも比較的簡単。しかし無料の情報は信憑性に欠けます。
信じてよいヒアリングシートなのかどうかを確認するためには・・・
根拠法令と手引きを読み込みましょう！（二度目）
ヒアリングシート作成方法その③ 自分で作成する
最も手間のかかるこの方法。
しかし私が目指したいのはこの方法です。
なんせ根拠法令と手引きを読み込まないと作成できません。（三度目）
泥臭い作業になりますが、ヒアリングシート作成のために読み込んでいくと、見落としていた点に気づくことも多く、結果身を助けることにも繋がると思っています。
ヒアリングシートサンプル
私は取り扱い業務も具体的に公開していません。
期間限定業務である事業復活支援金の事前確認ヒアリングシートなら身バレしないかな、と紹介します。
ヒアリングシート
一時支援金・月次支援金受給歴 なし ・ あり
お名前 ＿＿＿＿ ＿＿ 事業形態 個人 ・ 法人 ・ 給与/雑所得
確定申告 青 白 ／ e-Tax
事業内容と開業年 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
基準期間 X：2018.11～2019.3 / Y:2019.11～2020.3 / Z:2020.11～2021.3
対象月 年 月
※事業収入がない年がある場合は要領のP6で対象か確認！
確定申告書第一表：収受印／受信通知（メール詳細）→ない場合は所得金額の納税証明書売上台帳（2018.11～現在）：
全期間ある ・ 一部ないが理由がある（理由： ）通帳 ：
全期間ある ・ 銀行に請求可能 ・ ないことに理由がある（理由： ）≪予約日時≫ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ Zoom ／ 対面
《必要書類》
身分証 ・ 確定申告書の控え ・ 帳簿書類（売上台帳・請求書・領収書） ・ 通帳（全期間）
宣誓同意書（自署）／法人のみ 履歴事項全部証明書・委任状
【事前確認用】
お名前 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 申請ID ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
電話番号＿＿＿＿＿＿＿＿
※仮登録時に入力した電話番号を記入願います。生年月日 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ メールアドレス ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
※事前確認は事業実態の形式的な確認であり、支援金の給付を確約するものではありません。
※恐らくスマホからはかなり見にくいと思います。すみません・・！
以下、補足です。
最初に受給歴を聞いて事前確認不要な方を案内しないようにしています。
【事前確認用】以下は当日申請者ご本人様に記入いただいて（zoomなら口頭でお聞きして）、上部分はご予約時にお伺いし、事前確認の時間短縮に繋げています。
メールアドレスはご希望の方のみ、今後の支援金事務局からのお知らせ等支援金に関することのみをお送りしています。
実際のヒアリングシートには、各基準期間に必要な確定申告書の年度をご案内できるようメモを入れています。
西暦と令和の早見表も付けています。
空白多めでいただいた情報をメモできるようにしています。
印刷はA4を四分割して小さめに、それを複数枚まとめて持ち歩いています。
事前確認が無事終わったら事前確認マニュアルと一緒に綴じて保管、という流れです。
簡単な紹介でしたが、どなたかの参考になれば嬉しいです。
まとめ
今回はさくっと、しかし重要なヒアリングシートについて書いてきました。
許認可に絞った内容でしたが、お役に立てていれば幸いです。
なんだか久しぶりの更新で時間がかかってしまったので、次回はもう少し早めに更新できればと思っています。
